Beberapa waktu lalu saya berkontribusi mengadakan sebuah acara. Acara bazar bertemakan Pina Colada Party di daerah Dago, Kota Bandung. Dimana dalam proses penyelenggaraan acara tersebut, saya bertugas sebagai seorang public relation yang mengurusi beberapa hal, salah satunya berkaitan dengan perizinan. Perizinan merupakan salah satu faktor penting dan harus diperhatikan, juga di urus dalam membuat sebuah event guna memperlancar jalanya acara yang akan diselenggarakan. Apalagi, acara atau kegiatan yang berpotensi mendatangkan massa dalam jumlah yang mayor, hal ini merupakan kewajiban bagi penyelenggara (Event Organizer).

Pada saat itu, mengurusi perizinan adalah hal baru selama saya bekerja, khususnya di event organizer. Belum lagi, sedikitnya informasi yang saya dapat dari internet tidak terlalu banyak mewakili sehingga menyulitkan saya di awal-awal waktu menyelesaikan proses perizinan. Dengan alasan itulah, kemudian saya berpikir untuk menulis blog kali ini. Saya berharap, blog mengenai proses dan langkah yang dilakukan untuk perizinan dalam mengadakan sebuah acara ini, dapat berguna bagi para pembaca, khususnya mereka yang membutuhkan informasi tentang apa saja dan bagaimana proses perizinan untuk sebuah acara.

Langkah-langkah yang akan saya tulis berikut merupakan langkah-langkah yang saya lalui dalam proses memeperoleh perizinan untuk acara yang saya buat, artinya ada beberapa hal lain yang mungkin timbul sebagai pertanyaan dimana tidak bisa saya jabarkan lebih menginngat mungkin ada proses yang berbeda. Proses yang berbeda itu dapat muncul tergantung event yang akan di buat, untuk event bazar (eksternal) berikut ini proses perizinan yang dibutuhkan :

Perizinan keramaian merupakan perizinan yang dikeluarkan oleh kepolisian (setempat) dimana acara akan diselenggarakan. Perizinan ini wajib diperoleh jika acara tersebut merupakan acara eksternal yang memiliki potensi mengundang banyak massa. Perizinan keramaian ini  sebenarnya merupakan perizinan di tahap akhir, karena ada prosedur didalamnya yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Perizinan keramaian ini, dapat dikeluarkan (sepengalaman saya) oleh Polsek, Polres, juga Polda. Namun hal ini tergantung acara dan skalanya, untuk acara bazar yang saya buat dengan skala massa (target massa) sebesar 500-1000 orang perizinan kermaian ini hanya sampai polsek. Namun bila skalanya lebih besar, biasanya polsek memberi rujukan atau rekomendasi untuk perizinan sampai tahap Polres (artinya, perizinan ke Polres tergantung keputusan Polsek apakah perlu rekomendasi sampai Polres atau tidak di lihat dari acara dan skala). Belum lagi, jika ada bintang tamu atau artis menurut info yang saya peroleh, tahap perizinan harus ke Polda setempat.

Perizinan keramaian ini dapat keluar ketika kita menyelesaikan prosedur dan atribut lain yang dibutuhkan. Proses mendapatkan surat izin ini sekitar 1-2 hari (paling cepat) sejak semua prosedur sudah terkumpul. Saya anjurkan, pembaca yang akan membuat acara menyiapkan waktu satu bulan (kurang lebih) untuk mengurusi “semua” atribut dan perizinan mengingat waktu tersebut terhitung tentatif tergantung Dinas (jika Kadisnya di tempat biasanya proses lebih cepat) yang memberi izin. Berikut atribut (lampiran) yang harus dipersiapkan sebagai prosedur mengajukan izin keramaian (saya peroleh dari Polsek saat saya melakukan proses perizinan) :

Itulah proses dan atribut yang saya lalui serta penuhi untuk memperoleh izin keramaian yang merupakan salah satu prosedur penting yang harus dilakukan untuk membuat acara eksternal. Selain itu, adapun perizinan lain yang saya lakukan, yaitu :

Saat ini, jika di Bandung perizinan diajukan ke Dinas Tata Ruang dan Cipta Karya. Dalam prosesnya ada beberapa hal yang harus dipenuhi, Penyelenggara harus mempersiapkan beberapa aspek diantaranya :

Tulisan di atas merupakan prosedur yang saya lakukan untuk memperoleh perizinan. Dalam proses ini, kita (panitia) harus bergerak aktif agar segala halnya dapat berjalan dengan lancar. Di setiap prosesnya, saya anjurkan juga pembaca agar bertukar kontak dengan pihak-pihak terkait agar memudahkan pembaca untuk follow-up juga bertanya jika ada pertanyaan agar aspek-aspek yang dibutuhkan untuk memperoleh surat izin/tembusan dapat selesai.

Saya harap tulisan ini dapat membantu, memberi gambaran, dan berguna bagi para pembaca untuk informasi dan pengetahuan.  Selain itu, di mohon untuk memeriksa kembali dengan survei di lapangan barangkali ada prosedur yang berbeda (ter-update) dari terakhir kali saya melakukan ini. Terakhir, mohon maaf jika ada kekurangan dan kesalah dalam tulisan, isi, ataupun pemaparan yang saya buat.  

Sukses Selalu...

Jurnalsalman