Proses Perizinan untuk Mengadakan Sebuah Acara
Beberapa waktu lalu saya
berkontribusi mengadakan sebuah acara. Acara bazar bertemakan Pina Colada Party di daerah Dago, Kota
Bandung. Dimana dalam proses penyelenggaraan acara tersebut, saya bertugas
sebagai seorang public relation yang
mengurusi beberapa hal, salah satunya berkaitan dengan perizinan. Perizinan
merupakan salah satu faktor penting dan harus diperhatikan, juga di urus dalam
membuat sebuah event guna memperlancar
jalanya acara yang akan diselenggarakan. Apalagi, acara atau kegiatan yang
berpotensi mendatangkan massa dalam jumlah yang mayor, hal ini merupakan
kewajiban bagi penyelenggara (Event
Organizer).
Pada saat itu, mengurusi
perizinan adalah hal baru selama saya bekerja, khususnya di event organizer. Belum lagi, sedikitnya informasi yang saya dapat
dari internet tidak terlalu banyak mewakili sehingga menyulitkan saya di
awal-awal waktu menyelesaikan proses perizinan. Dengan alasan itulah, kemudian
saya berpikir untuk menulis blog kali ini. Saya berharap, blog mengenai proses
dan langkah yang dilakukan untuk perizinan dalam mengadakan sebuah acara ini,
dapat berguna bagi para pembaca, khususnya mereka yang membutuhkan informasi
tentang apa saja dan bagaimana proses perizinan untuk sebuah acara.
Langkah-langkah yang akan saya
tulis berikut merupakan langkah-langkah yang saya lalui dalam proses
memeperoleh perizinan untuk acara yang saya buat, artinya ada beberapa hal lain
yang mungkin timbul sebagai pertanyaan dimana tidak bisa saya jabarkan lebih
menginngat mungkin ada proses yang berbeda. Proses yang berbeda itu dapat
muncul tergantung event yang akan di
buat, untuk event bazar (eksternal) berikut ini proses perizinan yang
dibutuhkan :
1.
Perizinan
Keramaian
Perizinan
keramaian merupakan perizinan yang dikeluarkan oleh kepolisian (setempat)
dimana acara akan diselenggarakan. Perizinan ini wajib diperoleh jika acara
tersebut merupakan acara eksternal yang memiliki potensi mengundang banyak
massa. Perizinan keramaian ini sebenarnya merupakan perizinan di tahap akhir,
karena ada prosedur didalamnya yang harus diselesaikan terlebih dahulu.
Perizinan keramaian ini, dapat dikeluarkan (sepengalaman saya) oleh Polsek,
Polres, juga Polda. Namun hal ini tergantung acara dan skalanya, untuk acara
bazar yang saya buat dengan skala massa (target massa) sebesar 500-1000 orang
perizinan kermaian ini hanya sampai polsek. Namun bila skalanya lebih besar,
biasanya polsek memberi rujukan atau rekomendasi untuk perizinan sampai tahap
Polres (artinya, perizinan ke Polres tergantung keputusan Polsek apakah perlu
rekomendasi sampai Polres atau tidak di lihat dari acara dan skala). Belum
lagi, jika ada bintang tamu atau artis menurut info yang saya peroleh, tahap
perizinan harus ke Polda setempat.
Perizinan
keramaian ini dapat keluar ketika kita menyelesaikan prosedur dan atribut lain
yang dibutuhkan. Proses mendapatkan surat izin ini sekitar 1-2 hari (paling
cepat) sejak semua prosedur sudah terkumpul. Saya anjurkan, pembaca yang akan
membuat acara menyiapkan waktu satu bulan (kurang lebih) untuk mengurusi “semua”
atribut dan perizinan mengingat waktu tersebut terhitung tentatif tergantung
Dinas (jika Kadisnya di tempat biasanya proses lebih cepat) yang memberi izin. Berikut
atribut (lampiran) yang harus dipersiapkan sebagai prosedur mengajukan izin
keramaian (saya peroleh dari Polsek saat saya melakukan proses perizinan) :
a.
Surat
Permohonan Izin Kegiatan
Surat ini di buat
oleh penyelenggara yang ditujukan kepada pihak Polsek/Kapolsek setempat yang
bertanda tangan Penanggungjawab/Ketua Panitia Acara.
b.
Surat
Izin Tempat Kegiatan
Surat ini tergantung
dimana kita membuat acara. Jika kita sewa tempat (bangunan) maka perlu ada
surat persetujuan (tanda tangan) dari Owner/Pemilik
tempat yang kita sewa yang di buat oleh penyelenggara ataupun pemilik. Berbeda cerita
jika tempat tersebut di luar sewa tempat (bangunan).
c.
Surat
Pernyataan Penanggungjawab Kegiatan
Surat ini
merupakan surat pernyataan dari penanggungjawab acara yang bertandatangan di
atas materai sebesar 6000 yang di buat oleh penyelenggara.
d.
Rekomendasi
Dinas Terkait
Hal ini di lihat
dari acaranya, untuk acara yang saya buat (bazar), saya melakukan proses
perizinan ke dua pihak, diantaranya :
·
Surat
Rekomendasi dari Dinas Kebudayaan dan Pariwisata
Surat ini berbentuk
pengajuan rekomendasi kepada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Bandung. Proses
memperoleh surat tembusannya sekitar dua hari (tergantung Dinas) dengan syarat
yang harus dipenuhi diantaranya :
-
Fotocopi KTP/SIM Penanggung Jawab Acara
-
Surat Permohonan Rekomendasi Acara yang Di Buat
oleh Penyelenggara
-
Proposal Acara yang berisi rundown (diusahakan
berisi hiburan adat/daerah min 1-2 penampil)
-
Surat Lampiran Dinas (jika sudah memperoleh dari
Dinas Pemadam Kebakaran, Kecamatan, dll), dan
-
Surat Izin Tempat Kegiatan
·
Surat
Izin Kecamatan Setempat
Surat ini di
buat oleh penyelenggara yang nantinya (tembusan dari Kecamatan) dapat
dilampirkan untuk Dinas Kebudayaan dan Pariwisata juga untuk Izin Keramaian. Biasanya,
selain surat permohonan/rekomendasi ada syarat lain yang di minta oleh pihak
Kecamatan. Untuk acara bazar yang saya buat, pihak Kecamatan menganjurkan agar
ada min-1 tenant (penyewa) dari
lingkup UKM setempat (saya pikir tiap Kecamatan mungkin memiliki anjuran yang
berbeda).
e.
Surat
Keterangan Bayar Pajak atau Tiket dari Dispenda
Jika acara
mengeluarkan tiket untuk massanya, maka perlu memenuhi proses ini (saya tidak
melakukan proses ini karena acaranya bersifat gratis untuk umum).
f.
Surat
Kesiapan Petugas Kesehatan
Surat ini dapat
diajukan ke Dinas yang berkaitan atau ke badan/lembaga yang berhubungan dengan
kesehatan/penyedia tenaga medis (Puskesmas, Klinik, atau Rumah Sakit) dengan
kebutuhan berupa surat permohonan kesiapan dari penyelenggara dan peralatan
medis yang panitia penyelenggara harus siapkan saat acara berlangsung (obat-obatan,
dll).
Setelah itu ada
bentuk kerjasama lain dengan lembaga tersebut (setiap lembaga memiliki aturan
yang berbeda).
Waktu memperoleh
surat tembusan kesiapan ini tergantung dari lembaganya, paling cepat 1-2 hari
setelah pengajuan.
g.
Surat
Kesiapan Pemadam Kebakaran
Surat ini
merupakan surat permohonan kesiapan untuk acara yang di buat oleh penyelenggara
kepada Dinas Pemadam Kebakaran. Syarat yang dibutuhkan diantaranya :
-
Surat Permohonan Kesiapan Pemadam Kebakaran
untuk Acara
-
Surat Pernyataan Penanggung Jawab yang
Bertandatangan di atas Materai sebesar 6000.
-
Apar (alat pemadam kebakaran) Minimal dua buah
yang harus panitia siapkan saat acara berlangsung (tergantung seberapa besar
acara).
Kebutuhan kesiapan ini tergantung acara dan skalanya. Jika
skalanya besar, biasanya kebutuhannya lebih banyak (tidak hanya apar) yang harus
dipersiapkan.
Waktu memperoleh surat tembusan sekitar dua hari
setelah pengajuan.
h.
Biodata
Artis/Pengisi Acara
i.
Khusus
Orang Asing
-
Telex Visa
-
Pasport
-
Visa Sesuai Peruntukan
-
Izin Memperkerjakan TKA (IMTA)
-
Surat Persetujuan Dari Impreseriat
j.
Proposal
Kegiatan yang Berisi Rundown Acara
k.
Waktu
diajukan dari 7 hari sebelum Pelaksanaan Kegiatan.
Itulah proses
dan atribut yang saya lalui serta penuhi untuk memperoleh izin keramaian yang
merupakan salah satu prosedur penting yang harus dilakukan untuk membuat acara
eksternal. Selain itu, adapun perizinan lain yang saya lakukan, yaitu :
2.
Perizinan
Pemasangan Iklan (Baliho, Spanduk, dll)
Saat ini, jika
di Bandung perizinan diajukan ke Dinas Tata Ruang dan Cipta Karya. Dalam
prosesnya ada beberapa hal yang harus dipenuhi, Penyelenggara harus
mempersiapkan beberapa aspek diantaranya :
-
Izin Usha (Akte Perusahaan)
-
NPWP
-
Foto Bukti Fisik Iklan berupa Outbound Marketing
(Baliho atau Spanduk), dan
-
Sejumlah Biaya untuk Pajak Iklan tergantung
Pemasangan Spanduk atau Baliho.
Biaya di hitung perhari dan sesuai lokasi (jika lebih dari
satu lokasi maka dilipatgandakan hitungannya) sehingga nantinya penyelenggara
memperoleh SKPD dari Dinas sebagai pegangan telah mendapat izin pemasangan
iklan untuk acara.
Tulisan di atas merupakan prosedur
yang saya lakukan untuk memperoleh perizinan. Dalam proses ini, kita (panitia)
harus bergerak aktif agar segala halnya dapat berjalan dengan lancar. Di setiap
prosesnya, saya anjurkan juga pembaca agar bertukar kontak dengan pihak-pihak
terkait agar memudahkan pembaca untuk follow-up
juga bertanya jika ada pertanyaan agar aspek-aspek yang dibutuhkan untuk
memperoleh surat izin/tembusan dapat selesai.
Saya harap tulisan ini dapat
membantu, memberi gambaran, dan berguna bagi para pembaca untuk informasi dan
pengetahuan. Selain itu, di mohon untuk
memeriksa kembali dengan survei di lapangan barangkali ada prosedur yang
berbeda (ter-update) dari terakhir
kali saya melakukan ini. Terakhir, mohon maaf jika ada kekurangan dan kesalah
dalam tulisan, isi, ataupun pemaparan yang saya buat.
Sukses Selalu...
Jurnalsalman